점유 확인서 (C.O / Certificate of Occupancy)

Certificate of Occupancy를 번역해 본다면“점유 확인서” 정도로 해석해 볼 수 있으나, 실제 한국에서는 이에 해당하는 별도의 문서를 특정할 수 없다. 임대 계약서와 사업자 등록증만 있다면 해당 사업장의 소유권 확인이 가능하기 때문이다.

줄인말로 그냥 C.O 라고도 하는 이 종이 한장이야 말로 소유권과 임대권이외에 여러 요소를 설명해 주는 가장 중요한 서류라 할 수 있다. 사업장에서 사업을 하려면 반드시 C.O 를 신청하여 받아야 한다. 자신의 사업장에 대해 임대 계약서와 상호를 포함한 법인체를 설립했다해도 해당 시청이나 카운티에서 허가를 내 주지 않는다면 사업이 불가능하기 때문이다.

대표적으로 다음의 경우에 C.O를 신청하게 된다.

• 신축건물을 지은후 입주시

• 기존 건물의 리모델링, 변경, 확장시

• 임차인 변경시

• 임차인의 업종 변경시

신청 양식은 매우 간단한 편이다. 특별한 전문 지식이 없어도 일반인이 직접 신청 가능토록 하기 위해 작성하기 쉽게 만들어져 있다. 신청료는 캐롤톤 기준으로 $100 이며, 환불되지 않는다. 신청일을 맨 처음 적고 그 밑에 Tax ID를 적는데, 임차인 개인이든 법인회사이든 Tax ID 번호나 EIN 번호를 적는다.

다음 섹션에는 사업체의 종류를 적고 해당란에 그 사업체의 면적을 적는다. 대개 임대 계약서상의 면적을 적는데 이는 건물 전체 면적이 이미 해당 시청에 등록되어 있고 이 기준으로 임대 면적을 계약서에 적기 마련이기 때문이다. 그러나 임대 계약시 정확한 면적을 확인 못하고 잘못된 면적을 C.O 신청서에 적는다면 오류가 발생할 수도 있다. 간혹, 시청 등록 면적과 임대 계약서 상의 면적이 다르다면 이 과정에서 오류가 생겼을 가능성이 높다.

다음 섹션에는 사업체에서 일하는 종업원의 숫자와 사업체의 용도에 대해 간단한 언급을 하게 되어 있다. 또한, 소방설비(Sprinkler) 의 유무도 적게 되어있는데, C.O 신청후 시청의 인스펙터 이외에 소방관련 검사가 필요한지를 알아보기 위함이다.

C.O를 신청하면 해당 시청이나 카운티에 소속된 인스펙터가 검사를 나온다. 신축 건물의 경우는 공사 과정에서 이미 분야별 검사가 실시되는데, 기존 건물의 입주시는 신축시 보다는 까다롭지 않으나, 만일의 경우 시 자체의 코드가 바뀐 경우 새로 적용되는 기준에 맞추기 위해 추가의 비용을 감당해야 할 경우도 있다.

예를 들면, 이전 업주때는 500 갤런의 그리스 트랩(Grease Trap: oil 처리 시설) 로 장사해 왔으나 새로운 테넌트가 입주 CO를 신청해 보니 1000 갤런의 그리스 트랩을 요구한다면 예상치 않은 비용이 발생하게 되는것이다. 이를 사전에 미리 알고 싶을때는 시청에 찾아가서 Plan Examiner를 미리 만나볼 수도 있다.

C.O는 일단 발급 되었다가도 차후 신청서상의 거짓 정보 기입이나, 불법적인 운영으로 인해 취소되거나 말소 될 수 도 있으니 유의해야 한다.